红字记账凭证在会计日常核算中属于非主流记账凭证，数量有限，但每张记账凭证，无不传递着使用者的管理理念和对会计工作精益求精的追求，同时，它又是对传统会计学原理在会计实务中运用的延伸，提升了记账凭证在会计核算和管理中的地位，对还原会计事项本来面目，体现交易实质等方面均发挥了重要作用。
下列情况，可以用红字记账：
1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
在这几种情况下使用红字记账是会计工作中的惯例。另外还有在“应交税费——应交增值税”明细账户的设置中：在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额；在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额；在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。
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